331.10 Comunicação Interna

OBJETIVO: O objetivo desta política é identificar o papel e a função das Comunicações Internas no Condado de Larimer, além de aprimorar e simplificar as comunicações internas para reforçar os Princípios Orientadores e as prioridades estratégicas do Condado de Larimer (referência C). Isso envolve garantir que as informações divulgadas aos funcionários sejam relevantes, de fácil acesso, precisas e adequadas em conteúdo e quantidade. Espera-se que os usuários dos canais de comunicação do Condado de Larimer os usem para fins do Condado e cumpram esta política.

ESCOPO: Esta Política e Procedimento se aplica a todos os funcionários do Condado de Larimer e funcionários do Gabinete do Promotor Público, Oitavo Distrito Judicial.

RESPONSABILIDADE:  O Diretor de Recursos Humanos administra esta Política.

REQUISITOS ESPECÍFICOS:  nenhum

SEÇÃO DE REVISÃO (Mudanças significativas da política anterior):
NOVA POLÍTICA E PROCEDIMENTO

POLÍTICA E PROCEDIMENTO:

I. POLÍTICA GERAL
O Condado de Larimer espera que os funcionários usem as ferramentas de comunicação associadas (referência B) para fins do Condado e em conformidade com esta e outras políticas e procedimentos relevantes.

A. Tomadores de decisão. Os tomadores de decisão do condado de Larimer são responsáveis ​​por garantir que todos os funcionários recebam as informações e a comunicação de que precisam para concluir seus trabalhos com eficiência.

B. Empregados. Espera-se que os funcionários leiam a comunicação interna, incluindo e-mails em todo o condado e boletins informativos dos funcionários.

II. NÍVEIS DE COMUNICAÇÃO IDENTIFICADOS
A fim de criar uma prioridade de comunicação e mitigar a sobrecarga de comunicação para os funcionários, haverá três níveis de comunicação, conforme descrito abaixo.

A. Prioridade: A comunicação prioritária destina-se a todos os funcionários do Condado de Larimer. O conteúdo das mensagens prioritárias inclui informações necessárias para os funcionários concluírem seus trabalhos, bem como utilizar programas para aprimorar seu emprego e pacote de benefícios com o Condado de Larimer (referência A). A comunicação prioritária pode incluir, mas não está limitada a, e-mails em todo o condado, informações privilegiadas, mensagens do gerente do condado, mudanças de processo, anúncios de programas, sistema ou alertas de emergência, pesquisas de funcionários e qualquer informação considerada "prioritária" pela administração do condado.

B. Secundária: A comunicação secundária servirá a um de dois propósitos. A primeira pode afetar todos os funcionários, mas não exige imediatismo na leitura ou resposta; e, em segundo lugar, afeta a demografia de um funcionário-alvo, como local de trabalho, departamento, sexo ou idade específica ou funções dentro do Condado. A comunicação secundária pode incluir, mas não está limitada a, lembretes de benefícios, alertas de construção, treinamento específico do departamento, e-mails direcionados, reconhecimento de funcionários e anúncios do Bulletin Board.

C. Geral: A comunicação geral não está relacionada ao emprego no Condado de Larimer, mas contém conteúdo relevante para a organização e geralmente também é compartilhada com o público. A comunicação geral pode incluir, entre outros, anúncios de programas, convites para eventos, informações públicas, fechamento de prédios, feedback da comunidade e arrecadação de fundos para programas.

III. E-MAILS DE TODO O CONDADO

A. Métodos de e-mail. E-mails em todo o condado são enviados por meio de um dos dois métodos.

1. Gmail - Os e-mails enviados para todo o condado pelo Gmail devem conter [CW] no início da linha de assunto, com o nome do remetente no campo Para: e todo o condado no campo bcc:. Não há análises anexadas ao Gmail.

2. MailChimp - Os e-mails de todo o condado enviados pelo MailChimp devem conter [CW] no início da linha de assunto. Análises como taxas de abertura e cliques estão disponíveis no MailChimp.

uma. Open Rate - A porcentagem de e-mails abertos pelos funcionários.

b. Taxa de cliques - A porcentagem de funcionários que clicaram nos links externos listados no e-mail.

B. Qualificações. Os e-mails em todo o condado se enquadram no nível de comunicação prioritária e o conteúdo deve atender a uma das seguintes categorias para ser compartilhado por meio deste canal de comunicação.

1. Anunciar um novo serviço, recurso ou mudança de procedimento e afetar mais de 70% da população de funcionários.

2. Solicitar feedback, resposta ou ação de mais de 70% da população de funcionários, por meio de uma pesquisa, formulário ou outra ação.

3. Notificações de emergência sobre fechamento de prédios, mau tempo ou questões de segurança.

4. Problemas de sistema ou software que afetam mais de 70% da população de funcionários.

C. Responsabilidade

1. E-mails de todo o condado: Os e-mails de todo o condado serão revisados ​​e aprovados pelo Especialista em Comunicação e Mídia de Recursos Humanos para aprovação de conteúdo e audiência e agendamento de e-mails de todo o condado.

uma. E-mail internalcomms@larimer.org e inclua o conteúdo do e-mail, o público e as datas solicitadas para o e-mail em todo o condado. O contato também pode ser iniciado usando o formulário CW Email Request (consulte o anexo 1).

2. Problemas de sistema ou software: e-mails em todo o condado sobre problemas de sistema ou software serão tratados pelo departamento apropriado que possui o sistema ou software e não requerem aprovação do especialista em comunicação e mídia de recursos humanos. 

3. Notificações de emergência: dependendo da natureza da emergência, as notificações de emergência podem ser tratadas pelo gerente do condado, equipe de instalações ou equipe de TI e não requerem aprovação do especialista em comunicação e mídia de recursos humanos.

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João Kefalas
Presidente, Conselho de Comissários do Condado
(Aprovado pelo BOCC - Agenda de Consentimento - 08/10/2021)
(Assinatura no original arquivado no Gerenciamento de Registros)

Distribuição:
Todos os departamentos do condado e funcionários eleitos
Manual SOP de Gerenciamento de Registros (original)

JG/vl

DATA: 10 de agosto de 2021

PERÍODO DE VIGÊNCIA: Até ser substituído

CRONOGRAMA DE REVISÃO: A cada cinco anos em julho, ou conforme necessário

CANCELAMENTO: Nenhum

ANEXO:

1. Formulário de solicitação por e-mail para todo o condado

REFERÊNCIA:

1. Programa de Comunicação Interna
2. Ferramentas de comunicação atuais
3. Manual de Políticas Governamentais 4.0; Objetivos do Conselho e Metas Estratégicas