Retenção de registros
O objetivo da Retenção de Registros do Condado é fornecer às agências do condado o período mínimo de tempo que os registros do governo do condado devem ser retidos pelos oficiais do condado antes que os registros possam ser descartados legalmente. O Cronograma de Retenção estabelece um procedimento padrão e sistemático para a retenção e descarte de registros para que:
- Os registros são retidos pelo tempo que for necessário para usos legais, fiscais, administrativos e outros usos do condado.
- Os registros são retidos pelo tempo exigido pelos regulamentos locais, estaduais e federais.
- Registros de valor duradouro são mantidos permanentemente para fins históricos e outros fins de pesquisa.
- Os registros que não são mais necessários são destruídos.
O programa realiza as seguintes economias de acordo com os estatutos aplicáveis:
- O espaço do escritório, o equipamento de arquivamento e o espaço de armazenamento em rede são melhor utilizados removendo os registros que não são mais necessários para a operação diária.
- As necessidades de área de armazenamento são minimizadas pela destruição oportuna de registros que não possuem mais valor de retenção.
- As economias de custos resultam da redução de compras de equipamentos e suprimentos adicionais de arquivamento e armazenamento.
- Os custos de pessoal para arquivamento e recuperação de registros são minimizados.
Qualquer dúvida sobre o Manual de Cronograma de Retenção ou seu conteúdo deve ser dirigida a:
TI do condado de Larimer
Administração de Empresas
Serviços de registros
Coordenador de sistemas de registros
LINKS, DOCUMENTOS, FORMULÁRIOS
| TÍTULO E DESCRIÇÃO DA SÉRIE DE REGISTROS | PERÍODO MÍNIMO DE RETENÇÃO |
|---|---|
| 1. GARANTIA DE SALÁRIO O arquivo pode incluir ordem judicial ou outros instrumentos que restrinjam o pagamento de um funcionário. |
3 ANOS + ATUAL |
| 2. SEGURO/DECLARAÇÃO DE COMPENSAÇÃO DIFERIDA/FATURAMENTOS | 3 ANOS + ATUAL |
| 3. DEIXAR PEDIDOS | 1 ANO + ATUAL |
| 4. REGISTROS DE BALANCEAMENTO DA FOLHA DE PAGAMENTOS Os arquivos podem incluir: reconciliação mensal, trimestral e de final de ano, formulários de alteração da folha de pagamento (contracheques anulados, comprovantes de contracheque manuais, ajustes no arquivo mestre do funcionário), planilha de balanceamento individual, solicitações de adiantamento da folha de pagamento, formulário padrão de alteração do funcionário. |
6 ANO + ATUAL |
| 5. AUTORIZAÇÕES DE DESCONTO EM FOLHA DE PAGAMENTO Formulário do funcionário que autoriza e aprova descontos específicos em folha de pagamento para saúde e outros assuntos. |
ATÉ ATUALIZADO |
| 6. CADASTRO DE PAGAMENTOS | PERMANENTE |
| 7. PROCEDIMENTOS DE RELATÓRIOS DA FOLHA DE PAGAMENTO | ATÉ ATUALIZADO |
| 8. RELATÓRIOS DE FOLHA DE PAGAMENTO Os relatórios podem incluir: registro de cheques, depósito automático, listagem acumulada no ano, atualização 190, QTD, ganhos acumulados no ano, deduções e horas, verificação de emprego, documentos de equipe, status completo do funcionário, pré-folha de pagamento, atualização de arquivo de tabela de sistemas, ano Fim W-2 e listagem de fita, 941, manutenção de arquivo final QTR, contagem de funcionários atuais, lista QTD de funcionários rescindidos, seguro-desemprego QTD, desemprego, compensação de trabalhadores, aposentadoria, cálculo final da folha de pagamento, manutenção de arquivo de alteração em massa, manutenção de arquivo anual , contabilidade de horas, registro de deduções, auditoria de funcionários, verificação de emprego, status, 125/gastos flexíveis, seguro, depósito direto, compensação diferida, união de crédito, deduções diversas, seguro ajustado manualmente e registro de deduções diversas. |
3 ANOS + ATUAL |
| 9. RESUMO DA FOLHA DE PAGAMENTOS O registro pode incluir: Nome do funcionário, código de contabilidade do departamento, salário bruto, ganhos líquidos e pagamento do ano até a data. |
ATÉ ATUALIZADO FORNECEU O CADASTRO DA FOLHA DE PAGAMENTO É MANTIDO PERMANENTEMENTE |
| 10. RECONCILIAÇÕES TRIMESTRES E DE FIM DE ANO | 3 ANOS + ATUAL |
| 11. PLANILHAS DE TEMPO (FUNCIONÁRIO) | 2 ANOS + ATUAL |
| 12. W-2 FORMULÁRIOS | 4 ANOS + ATUAL |
| 13. W-4 FORMULÁRIOS | ATÉ REVISADO + 4 ANOS |
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