Equipamentos e Ferramentas Virtuais

O Condado de Larimer fornecerá aos funcionários aprovados para trabalho remoto, obrigatório e voluntário, um laptop, docking station, monitor, teclado e mouse. Se os dispositivos padrão não atenderem às necessidades do trabalhador remoto, ele será responsável pela compra de outros dispositivos.

Os funcionários podem usar a Rede Privada Virtual (VPN) para acessar recursos na rede do Condado, somente em um computador fornecido pelo Condado. O Condado fornece o laptop para garantir que os padrões de segurança e tecnologia do Condado sejam atendidos. 

Os funcionários podem usar seu computador doméstico para acessar os recursos de rede do condado usando a Virtual Desktop Infrastructure (VDI). Um computador doméstico com acesso à Internet também pode ser usado para acessar diretamente os serviços baseados em nuvem do Condado. Esses serviços incluem o Google Suite de produtos ou outros aplicativos de Software como Serviço que podem ser acessados ​​usando o portal de autenticação OKTA.

Os funcionários, tanto para trabalho remoto voluntário quanto obrigatório, serão responsáveis ​​pela compra de seus próprios: impressora (a TI recomenda impressoras a laser duplex compatíveis com tamanho de papel Legal para impressão significativa - HP, Lexmark, Brother, Canon), webcams, fones de ouvido e documento duplex de desktop scanners (dispositivos que suportam TWAIN, Kofax ou ISIS). 

A mobília do escritório remoto é exclusiva do funcionário. A casa de cada funcionário, os requisitos de mobiliário (espaço e design) e a ergonomia tornarão a compra desses itens única. Se os funcionários tiverem dúvidas sobre móveis ergonômicos, entre em contato com o Coordenador de Segurança de Gestão de Riscos.

Os funcionários serão responsáveis ​​pela compra de sua própria mesa, cadeira (Guia de compra de cadeiras), suportes para monitores, apoio para os pés e qualquer outro equipamento necessário para o trabalho remoto.  

As instalações forneceram algumas recomendações para o trabalho remoto Opções de móveis. Os funcionários podem pesquisar esses itens e comprar de forma independente.

Os funcionários podem se qualificar para o Subsídio de Conectividade ou pode trabalhar com seu Departamento para determinar se um dispositivo emitido pelo Condado é mais apropriado. Os funcionários podem revisar a Política de conectividade sem fio para obter mais informações. O Connectivity Allowance, anteriormente conhecido como Wireless Device Allowance, fornece aos funcionários qualificados um subsídio de dispositivo sem fio e um subsídio de internet. Funcionários obrigados a utilizar um dispositivo sem fio do Condado para suas responsabilidades de trabalho ou funcionários identificados como trabalhadores remotos obrigatórios podem ser elegíveis para um subsídio.

Ambas as categorias de funcionários de trabalho remoto, voluntários e obrigatórios, independentemente do subsídio, e se o funcionário não tiver um dispositivo emitido pelo condado, são responsáveis ​​pela compra de sua própria casa ou telefone celular (incluindo o serviço) e serviço de Internet (incluindo qualquer associado equipamentos para serviço e uso da Internet, como modems, roteadores sem fio ou extensores de alcance sem fio e/ou equipamentos de rede mesh).

Um supervisor pode aprovar que um funcionário use materiais consumíveis de escritório do Condado em casa. Exemplos de itens consumíveis incluem: canetas/lápis, blocos de anotações, post-its, clipes de papel/fichário, fichários, pastas e papel. Espera-se que o funcionário que trabalha remotamente mantenha seu supervisor informado quando estiver retirando suprimentos do escritório para uso durante o trabalho remoto.

Os funcionários serão responsáveis ​​pela compra de sua própria tinta de impressora, a menos que haja situações únicas em que um funcionário seja obrigado a imprimir para realizar seu trabalho. O funcionário deve trabalhar com seu supervisor em relação às necessidades de trabalho remoto para impressão.

O Condado reconhece que o trabalho remoto requer tecnologia, equipamentos e móveis adicionais. Esperamos aliviar o fardo dos funcionários de trabalho remoto obrigatório, funcionários obrigados a trabalhar remotamente por uma parte ou todas as horas programadas.

Os funcionários de trabalho remoto obrigatório são elegíveis para um estipêndio inicial de $ 1,200 após a aprovação do trabalho remoto e, a cada ano seguinte, um estipêndio de $ 500. O objetivo do estipêndio é fornecer aos funcionários de trabalho remoto obrigatório assistência financeira para comprar tecnologia, equipamentos e móveis que atendam às suas necessidades de trabalho remoto.

O valor do estipêndio será pago em folha de pagamento com o devido imposto retido. O Condado não exigirá recibos ou documentação para o uso do estipêndio.

O Condado fornece a todos os funcionários ferramentas padrão de reunião e comunicação, bem como ferramentas para assinatura eletrônica:

• Gmail
• Zoom
• Aplicativos de digitalização de documentos para celular (Adobe Scan, Microsoft Office Lens, ScanPro)
• DocuSign

Os funcionários também podem utilizar outras ferramentas de videoconferência com base nos fornecedores com os quais o funcionário trabalha, como WebEx, GoToMeeting e Microsoft Teams. Embora seja apropriado usar essas ferramentas, o suporte não é fornecido para essas ferramentas.

O atual sistema telefônico do condado, o Zoom, permite o uso do sistema telefônico remotamente. Os funcionários podem encaminhar seu ramal do condado para um telefone celular (ou residencial), permitindo que todas as chamadas sejam redirecionadas diretamente para os funcionários. Para obter informações adicionais sobre o uso de telefone celular para empresas do Condado, consulte o Política de comunicação sem fio.

Departamentos ou escritórios em todo o Condado têm diferentes sistemas que requerem acesso. O acesso aos sistemas exclusivos precisará ser revisado com seu supervisor e TI para garantir que o acesso apropriado seja fornecido ao trabalhar remotamente. Os funcionários serão solicitados, como parte de sua inscrição, a identificar quaisquer sistemas exclusivos que eles usam regularmente para fins de trabalho para garantir que o acesso seguro possa ser fornecido.

Informações sobre assinatura eletrônica

O Condado suporta assinaturas eletrônicas para documentos, os funcionários podem consultar a política/procedimento de assinatura eletrônica para entender quais documentos podem ter assinatura eletrônica e como as assinaturas eletrônicas podem ser usadas.

A Política de Autoridade de Assinatura estabelece níveis de aprovação de assinatura para os departamentos do condado e fornece referência para treinamento cruzado e treinamento de novos funcionários: (será atualizado novamente em breve - 100.2P)

O condado tem uma conta Enterprise DocuSign disponível para usuários que precisam criar regularmente documentos que exigem assinaturas formais de duas partes, como contratos, acordos e declarações de trabalho. O acesso ao DocuSign está disponível por meio do Service Desk como parte de nosso catálogo de software opcional ou por meio do Portal de serviço JSM e requer aprovação departamental devido a taxas de uso. Os modelos padrão estão disponíveis no DocuSign para fluxos de trabalho comuns, como aprovações do conselho ou do gerente do condado com carimbos para o carimbo do procurador do condado.  

O DocuSign deve ser usado para contratos enviados ao gerente do condado ou ao conselho de comissários do condado para aprovação e recomendado para quaisquer contratos ou acordos com partes externas. Para aprovação eletrônica interna ou assinaturas eletrônicas simples em PDF, você também pode aproveitar o Adobe Pro. Para formulários internos, é mais econômico convertê-los em LogiForms. Os departamentos podem trabalhar com TI para criar LogiForms para formulários internos e fluxos de trabalho para rastrear aprovações de funcionários autenticados.