331.8 - Ações Corretivas e Adversas; Procedimento de queixa; e Processo de Resolução de Problemas

OBJETIVO:   Esta Política destina-se a fornecer meios para abordar e resolver problemas decorrentes do desempenho ou conduta do funcionário.

ESCOPO:   Esta Política e Procedimento se aplica a todos os funcionários (referência C) do Condado de Larimer e funcionários do Gabinete do Promotor Distrital, Oitavo Distrito Judicial, com exceção dos funcionários do Gabinete do Xerife do Condado de Larimer.

RESPONSABILIDADE:   O Diretor de Recursos Humanos administra esta Política.

REQUISITOS ESPECÍFICOS:  nenhum

SEÇÃO DE REVISÃO (Mudanças significativas da política anterior):

• Seção IV.A (adicionada)
• Seção IV.B (removida)
• Seção IV.D (removida)
• Seção VI.C (removida)

POLÍTICA E PROCEDIMENTO:

I. POLÍTICA GERAL:

Esta Política e Procedimento fornece meios para abordar e resolver problemas decorrentes do desempenho ou conduta do funcionário. Os processos e ações disciplinares (ações corretivas, ações adversas) não são progressivos e podem ser implementados com base no impacto percebido na unidade de negócios e podem incluir considerações como alcance, gravidade, natureza, frequência, risco, efeito, ou percepção pública do desempenho ou preocupação de conduta.

II. TERMOS:

Tomador de Decisões: Conforme usado ao longo desta política e procedimento, "Tomador de Decisões" refere-se a um Funcionário Eleito, Diretor de Área de Serviço ou Chefe de Departamento que toma a decisão final sobre uma Ação Adversa.

III. ESTADO DO EMPREGADO:

A. Funcionários temporários: Os funcionários em cargos temporários permanecem empregados com o consentimento mútuo do funcionário e do condado. Tanto o funcionário quanto o Condado podem rescindir o vínculo empregatício à vontade, com ou sem justa causa, a qualquer momento e sem seguir qualquer processo de Resolução de Problemas, Melhoria de Desempenho ou Ação Adversa. Os departamentos ou escritórios devem consultar um generalista de recursos humanos antes da separação.

B. Empregados com prazo regular e limitado (referência B):

1. Estágio: os funcionários cumprem um período de estágio de acordo com a política do condado (referência A). Durante o período probatório, os funcionários permanecem empregados com o consentimento mútuo do funcionário e do Condado. O funcionário ou o Condado podem rescindir a relação de trabalho à vontade, com ou sem justa causa, a qualquer momento e sem seguir qualquer processo de Resolução de Problemas, Melhoria de Desempenho ou Ação Adversa ou Queixa. O Condado pode estender unilateralmente o período probatório de um funcionário. Caso o período probatório seja prorrogado, o empregado permanece em situação probatória até a data especificada por escrito pelo Tomador de Decisão.

2. Pós-probatório: uma vez que um funcionário conclua com êxito o período de estágio, o Condado não pode encerrar o vínculo empregatício sem justa causa.

C. Funcionários nomeados: Funcionários em cargos nomeados conforme identificados na política do condado permanecem empregados com o consentimento mútuo do funcionário e do condado (referências A e D). Tanto o Funcionário Nomeado quanto o Condado podem rescindir o vínculo empregatício à vontade, com ou sem justa causa, a qualquer momento e sem seguir qualquer processo de Resolução de Problemas, Melhoria de Desempenho ou Ação Adversa.

D. Funcionários eleitos: Os funcionários eleitos são eleitos pelos cidadãos do Condado de Larimer e não estão sujeitos a esta política.

IV.    PROCESSOS:

Os supervisores são responsáveis ​​por gerenciar o desempenho e a conduta de seus funcionários. Quando existem problemas de desempenho ou conduta, os supervisores devem tomar medidas imediatas para resolver a situação. Os processos a seguir podem ser usados ​​para abordar o desempenho ou a conduta.

A. As avaliações de desempenho são usadas para identificar e discutir o desempenho, incluindo classificações que correspondam ao desempenho atual. As avaliações de desempenho são concluídas no final do estágio e anualmente.

B. Ações corretivas são tomadas para ajudar os funcionários a corrigir o desempenho no trabalho e melhorar a conduta que seja inconsistente com as expectativas e padrões estabelecidos pelo Condado de Larimer. As Ações Corretivas não resultam na perda ou redução de salário ou classificação do funcionário. A natureza, a necessidade e o número de Ações Corretivas podem ser considerados como um fator na imposição de uma Ação Adversa.

C. Ações Adversas são ações sérias para desempenho no trabalho ou conduta inconsistente com as expectativas e padrões estabelecidos pelo Condado de Larimer. Ações adversas incluem suspensão sem remuneração, rebaixamento involuntário ou demissão. As Ações Adversas não precisam ser seguidas em progressão. Uma Ação Adversa pode ser instituída com base na frequência ou gravidade da situação.

V.    BASE PARA AÇÕES CORRETIVAS OU ADVERSAS:

O Condado de Larimer espera que todos os funcionários se comportem de maneira a refletir favoravelmente no serviço do Condado. Os funcionários podem estar sujeitos a uma Ação Corretiva ou Adversa por desempenho ou má conduta, incluindo, entre outros, os listados abaixo.

A. Desempenho insatisfatório das funções do cargo;

B. Conduta deliberada ou descuidada que coloque em risco a segurança ou o bem-estar dos funcionários ou do público;

C. Dano negligente ou intencional ou desperdício de propriedade ou recursos do Condado;

D. Recusa ou falha em cumprir com a política ou procedimento do condado ou departamento/escritório;

E. Recusa ou descumprimento de instrução legal, regulamento ou lei;

F. Conduta imprópria em relação aos funcionários do Condado, ao público ou a outras pessoas que fazem negócios com o Condado, incluindo conduta fora do horário de expediente que impacta as operações do Condado;

G. Posse (além da posse exigida no desempenho das funções de trabalho), consumo, admissão sob a influência de álcool ou substâncias controladas, ou teste positivo para álcool ou substâncias controladas, ou uso indevido de medicamentos prescritos, enquanto em um status de trabalho;

H. Uso indevido de licença, ausência injustificada, ausência não declarada, atraso ou absenteísmo;

I. Condenação, admissão ou entrada em um fundamento de nolo contendre (sem contestação) a um crime que afete os deveres do trabalho do funcionário ou seja um conflito de interesses com o trabalho do funcionário;

J. Uma crença razoável de que um funcionário cometeu ou se envolveu em um ato contrário aos interesses do Condado, incluindo, entre outros, um ato criminoso;

K. Solicitar ou aceitar subornos no decorrer do trabalho do Condado;

L. Uso indevido de fundos ou propriedades do Condado;

M. Uso indevido ou divulgação não autorizada de informações oficiais ou confidenciais;

N. Bullying, assédio e/ou discriminação;

O. Falsificação ou deturpação envolvendo ou relacionada a negócios ou interesses do Condado;

P. Falha em obter ou manter uma licença, certificação ou qualificação exigida;

Q. Uma crença razoável de que um funcionário se envolveu em uma atividade legal fora das instalações do Condado durante o horário de folga, quando a atividade é um conflito de interesses ou parece ser um conflito de interesses com o trabalho do funcionário ou se relaciona a uma qualificação de boa-fé .

VI. EXPECTATIVAS DE DESEMPENHO (Ações Corretivas):

R. Definir expectativas de desempenho é uma abordagem intencional para ajudar um funcionário a melhorar seu desempenho ou conduta. ​​​​​​Isso pode incluir um verbal e/ou escrito coaching, narrativa de avaliação de desempenho e/ou Ação Corretiva.

B. Os supervisores consultarão um Generalista de Recursos Humanos antes de emitir qualquer avaliação de desempenho abaixo das expectativas ou Ação Corretiva a um funcionário.

VII.     SOLUÇÃO DE PROBLEMAS:

A. Resolução Informal de Problemas:

1. Se um funcionário tiver dúvidas, preocupações ou objeções a um assunto relacionado ao trabalho, ele é incentivado a discutir imediatamente o assunto com seu supervisor imediato. O funcionário pode consultar o Generalista de Recursos Humanos conforme necessário.

2. O supervisor ouvirá as preocupações do funcionário e responderá apropriadamente. O supervisor consultará o Generalista de Recursos Humanos conforme necessário.

3. Se este processo informal não resolver o problema, o funcionário tem o direito de apresentar um Pedido Formal de Resolução de Problemas.

B. Solicitação formal de solução de problemas:

1. Uma Solicitação Formal de Solução de Problemas será enviada por escrito ao Tomador de Decisão ou pessoa designada. Não é necessário formulário específico.

2. A Solicitação Formal de Solução de Problemas deve:

uma. ser identificado como uma Solicitação Formal de Solução de Problemas;
b. identificar o funcionário solicitante;
c. descrever especificamente o problema ou preocupação; e
d. indicar a reparação pretendida.

3. O Pedido Formal de Resolução deve ser apresentado no prazo de trinta dias de calendário a contar da ação ou decisão que deu origem ao Pedido Formal de Resolução ou da resolução insatisfatória do Processo Informal.

4. O Tomador de Decisões ou pessoa designada consultará e fornecerá uma cópia da Solicitação Formal de Resolução de Problemas ao Diretor de Recursos Humanos ou pessoa designada.

5. O Tomador de Decisões ou pessoa designada se reunirá com o funcionário para discutir a Solicitação Formal de Solução de Problemas. Esta reunião ocorrerá dentro de dez dias úteis a partir do recebimento da Solicitação Formal de Resolução de Problemas, a menos que uma prorrogação seja aprovada pelo Diretor de Recursos Humanos ou pessoa designada. O objetivo desta reunião é que o Tomador de Decisões ou pessoa designada ouça e colete informações do funcionário sobre as questões levantadas na Solicitação Formal de Resolução de Problemas.

6. O Tomador de Decisões ou pessoa designada fornecerá uma decisão por escrito ao funcionário dentro de dez dias úteis a partir da reunião de Solicitação Formal de Solução de Problemas. O Diretor de Recursos Humanos ou pessoa designada deve aprovar a decisão por escrito antes de ser fornecida ao funcionário. O tomador de decisão ou pessoa designada deve se reunir com o funcionário para discutir a decisão por escrito.

7. A decisão do Tomador de Decisão ou pessoa designada sobre a Solicitação Formal de Solução de Problemas é final.

VIII. AÇÕES ADVERSAS:

A. Tipos de Ações Adversas:

1. suspensão: a colocação temporária de um empregado em situação não remunerada e não prestativa;

2. rebaixamento involuntário: a colocação involuntária de um funcionário em cargo de categoria e/ou remuneração inferior por motivos disciplinares; ou

3. demissão: a separação involuntária de um funcionário do serviço do condado.

B. O supervisor que considera a Ação Adversa deve preparar uma Notificação Pré-Adversa por escrito:

1. identificação do funcionário;

2. o desempenho ou conduta que é a base para a possível Ação Adversa, incluindo datas relevantes, violações de políticas e qualquer explicação necessária do impacto nos negócios; e

3. a hora e o local da reunião obrigatória entre o Tomador de Decisões, Recursos Humanos e o funcionário.

C. A Notificação Pré-Adversa será revisada pelo Diretor de Recursos Humanos ou pessoa designada e pelo Gabinete do Procurador do Condado antes de ser emitida ao funcionário.

D. O Pré-Aviso Adverso deve ser entregue ao funcionário de forma a garantir e estabelecer razoavelmente o recebimento do funcionário.

E. O Tomador de Decisões ou pessoa designada pode colocar o funcionário em licença remunerada até que uma decisão final seja tomada.

F. Na reunião de Pré-Ação Adversa, o empregado terá a oportunidade de se manifestar sobre os assuntos apresentados na Pré-Ação Adversa. O Diretor de Recursos Humanos ou pessoa designada facilitará e registrará a reunião.

G. Às custas do funcionário, o funcionário pode ter um advogado nesta reunião. Se o funcionário for representado por um advogado, o funcionário deverá notificar o Diretor de Recursos Humanos ou seu representante no prazo estabelecido no Aviso Pré-Adverso por escrito que será representado, para que o Procurador do Condado, ou seu representante, possa comparecer.

H. Após a reunião, o Tomador de Decisão considerará as informações prestadas pelo empregado, bem como todas as demais informações que julgar pertinentes. A determinação final do Tomador de Decisão, Notificação de Decisão, será revisada pelo Diretor de Recursos Humanos ou pessoa designada e pelo Procurador do Condado ou pessoa designada antes de ser emitida ao funcionário.

I. Dentro de um prazo razoável após a reunião, o Tomador de Decisão apresentará uma Notificação de Decisão por escrito sobre a ação adversa. A Notificação de Decisão por escrito será entregue ao funcionário de forma a garantir e estabelecer o recebimento do funcionário. A Notificação de Decisão por escrito deve conter o seguinte:

1. Uma declaração dos fundamentos da ação, incluindo descobertas sobre o desempenho e/ou conduta, datas relevantes, violações de políticas, qualquer explicação necessária do impacto nos negócios e quaisquer determinações de credibilidade necessárias;
2. Uma declaração da ação a ser tomada;
3. A data efetiva da ação;
4. Uma declaração de que o funcionário tem o direito de reclamar da ação adversa, incluindo uma referência específica ao Procedimento de Reclamação do Condado abaixo.
5. Uma cópia desta política.

IX. RECLAMAÇÃO:

A. O Procedimento de Reclamação é o método pelo qual um funcionário pode solicitar a revisão da decisão de Ação Adversa de um Tomador de Decisões. A revisão da decisão inclui se o Tomador de Decisão cometeu um erro ao aplicar a política do Condado, não aplicou esta política, não considerou evidências relevantes, considerou evidências irrelevantes e/ou se o Aviso de Decisão não estabelece adequadamente o raciocínio para a decisão.

B. A Queixa deve ser enviada por escrito ao Diretor de Recursos Humanos ou designado, Generalista de Recursos Humanos e Tomador de Decisões.

1. A Queixa deve indicar claramente:

a. a base na qual o funcionário se opõe à decisão de ação adversa para incluir:

     eu. Erro ou falha na aplicação da política ao aplicar a política no processo de ação adversa ou processo de tomada de decisão.
    ii. Evidências ou informações relevantes que não foram consideradas no processo de tomada de decisão.
   iii. Evidências ou informações irrelevantes que foram consideradas no processo de tomada de decisão.
   XNUMX. A Notificação de Decisão não estabelece adequadamente a fundamentação da decisão.

b. a resolução solicitada pelo empregado.

2. Prazo para Arquivamento:

a. Uma reclamação deve ser apresentada dentro de sete (7) dias após o recebimento da decisão por escrito pelo funcionário. Se o funcionário não apresentar a Reclamação dentro desse período, a Reclamação será considerada intempestiva e uma renúncia voluntária dos direitos de Reclamação do funcionário. A apresentação de uma Reclamação não atrasará ou afetará de outra forma a data efetiva da Ação Adversa.
b. O registro intempestivo de uma Reclamação pode ser dispensado mediante constatação do Diretor de Recursos Humanos se houver evidência de um imprevisto, um obstáculo inevitável ou acidente que impediu a apresentação tempestiva da reclamação.

3. Procedimento:

a. O Diretor de Recursos Humanos, ou designado, revisará a Queixa e qualquer informação adicional acessível ao Diretor de Recursos Humanos necessária para determinar se a decisão foi baseada em um erro ou não apoiada por evidências, especificamente de acordo com a Seção IX (A). Tanto o funcionário quanto o Tomador de Decisões devem participar desse processo, incluindo, mas não se limitando a, fornecer informações adicionais, responder a perguntas e comunicar-se com o Diretor de Recursos Humanos.
b. O Diretor de Recursos Humanos ou pessoa designada emitirá uma decisão por escrito dentro de um período de tempo razoável. A decisão por escrito abordará questões levantadas na Reclamação, com foco no desempenho e/ou conduta abordadas na Notificação de Decisão e Ação Pré-Adversa.

1. Se a decisão for reverter ou modificar a ação do Tomador de Decisões, a decisão delineará todas as ações que devem ser tomadas para resolver a Reclamação.
2. Em nenhuma hipótese o Diretor de Recursos Humanos, ou seu designado, poderá impor ação mais severa do que a do Tomador de Decisões.
3. Se a decisão for para confirmar a ação do Tomador de Decisões, a decisão deve informar ao funcionário que a decisão é final.

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Jody Shadduck-McNally
Presidente, Conselho de Comissários do Condado
(Aprovado pelo BOCC – Agenda de Consentimento – 11/14/2023)
(Assinatura no original arquivado no Gerenciamento de Registros)

Distribuição:
Todos os departamentos do condado e funcionários eleitos
Manual SOP de Gerenciamento de Registros (original)

CK/jw

DATA: 14 de novembro de 2023

PERÍODO DE VIGÊNCIA: Até ser substituído

CRONOGRAMA DE REVISÃO: Anualmente em novembro, ou conforme necessário

CANCELAMENTO: Política e Procedimento de Recursos Humanos 331.8G; 16 de maio de 2023

CAIXA(S): Nenhum

REFERÊNCIAS):

A. Política e Procedimento de Recursos Humanos, 331.4, Condições de Emprego
B. Política e Procedimento de Recursos Humanos, 331.2, Recrutamento, Candidaturas e Contratação, Seção VII, Funcionário de Prazo Limitado
C. Manual de Políticas Governamentais: Política 3.2 - Tratamento de Funcionários
D. Funcionários Nomeados, Um apêndice